Titolare Effettivo nelle società di capitali

Adempimenti

Le norme in materia di antiriciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo hanno lo scopo di impedire l’ingresso di risorse di origine criminale nel sistema economico e di contrastare, al contrario, l’utilizzo di risorse di origine lecita verso gruppi dediti al terrorismo.

Per questi motivi è stato costituito un sistema di prevenzione del riciclaggio e di contrasto al finanziamento del terrorismo (da ora fdt) incardinato sull’obbligo di collaborazione tra operatori economici, professionali e finanziari, autorità amministrative, organi investigativi, autorità giudiziaria e si basa sul concetto di rischio.

L’esistenza di un rischio di riciclaggio e di fdt è, infatti, la premessa per l’adempimento obbligatorio di specifiche procedure in capo a particolari operatori (professionisti, banche, finanziarie, ecc.).

È diventato fondamentale per i soggetti obbligati conoscere il cliente e il rapporto tra quest’ultimo e la prestazione o operazione richiesta e la provenienza dei fondi necessari per compiere l’attività oggetto della prestazione o operazione.

Il precitato articolo è anche richiamato dalla Circolare n. 1/2018 del Comando Generale della Guardia di Finanza, nella parte dedicata al “Manuale operativo in materia di contrasto all’evasione e alle frodi fiscali”.

La conoscenza del cliente, oltre a essere mirata a identificare la persona che chiede la prestazione che può essere sia giuridica sia fisica, deve essere estesa all’esecutore (qualora diverso dal cliente) che chiede materialmente la prestazione o l’operazione e in maniera particolare al titolare effettivo intendendo per tale “la persona fisica o le persone fisiche, diverse dal cliente, nell’interesse delle quali o delle quali, in ultima istanza, il rapporto continuativo è istaurato o la prestazione professionale è resa o l’operazione è eseguita”.

Le informazioni accurate e aggiornate sul titolare effettivo sono fondamentali per rintracciare eventuali soggetti, che potrebbero occultare la propria identità dietro una struttura societaria.

Sull’identificazione del titolare effettivo sono state rivolte le restringenti norme della IV Direttiva CEE, attuate attraverso il D.Lgs. 90 del 2017 e la V Direttiva CEE da attuare entro la fine dell’anno in corso che è già stata oggetto di attenzione da parte del Governo italiano.

In particolare l’articolo 20 del D.Lgs. 231/2007 così come integrato e modificato dal D.Lgs 90/2017, in vigore dal 4 luglio 2017 detta i criteri per il riconoscimento del titolare effettivo; infatti, testualmente recita:

"Criteri per la determinazione della titolarità effettiva di clienti diversi dalle persone fisiche"

Il titolare effettivo di clienti diversi dalle persone fisiche coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell'ente ovvero il relativo controllo.
Nel caso in cui il cliente sia una società di capitali:
1. costituisce indicazione di proprietà diretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25 per cento del capitale del cliente, detenuta da una persona fisica;
2. costituisce indicazione di proprietà indiretta la titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25 per cento del capitale del cliente, posseduto per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona.
Nelle ipotesi in cui l'esame dell'assetto proprietario non consenta di individuare in maniera univoca la persona fisica o le persone fisiche cui è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell'ente, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile il controllo del medesimo in forza:
1. del controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;
2. del controllo di voti sufficienti per esercitare un'influenza dominante in assemblea ordinaria;
3. dell'esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un'influenza dominante.
Qualora l'applicazione dei criteri di cui ai precedenti commi non consenta di individuare univocamente uno o più titolari effettivi, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche titolari di poteri di amministrazione o direzione della società.
Nel caso in cui il cliente sia una persona giuridica privata, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 10 febbraio 2000, n. 361, sono cumulativamente individuati, come titolari effettivi:
1. i fondatori, ove in vita;
2. i beneficiari, quando individuati o facilmente individuabili;
3. i titolari di funzioni di direzione e amministrazione.
I soggetti obbligati conservano traccia delle verifiche effettuate ai fini dell'individuazione del titolare effettivo.

Da tutto quanto sopra descritto, emerge chiaramente che l’identificazione del titolare effettivo può avvenire secondo tre criteri progressivi e cioè:

Il criterio dell’assetto proprietario
Innanzitutto è necessario l’individuazione di una o più persone fisiche che detengono una partecipazione superiore al 25% del capitale in modo diretto o indiretto.
Se la percentuale superiore al 25% del capitale nella società cliente è controllata da un soggetto non persona fisica, il titolare effettivo deve essere individuato, risalendo lungo la catena partecipativa, nella persona fisica o nelle persone fisiche che, in ultima istanza, detengono tali quote.
Il criterio del controllo
Il secondo criterio interviene solo se dall’analisi dell’assetto proprietario non è possibile individuare il titolare effettivo, e in tal caso si individuerà la/e persona/e che ha/hanno il controllo attraverso il possesso della maggioranza dei voti in assemblea ordinaria o di un numero di voti o determinati vincoli contrattuali sufficienti a esercitare un’influenza dominante come per esempio nei casi di patto di sindacato ecc..
Il criterio residuale
In base al quale, qualora l’applicazione dei criteri riguardanti l’assetto proprietario e il controllo non consenta di individuare univocamente uno o più titolari effettivi, il titolare effettivo deve essere individuato nella persona fisica o nelle persone fisiche titolari di poteri di amministrazione o direzione della società.

Secondo le ultime previsioni normative, quindi, non sono più configurabili entità prive di titolare effettivo ad eccezione delle imprese individuali, dei liberi professionisti, delle eredità giacenti e procedure fallimentari.

Tempistica e modalità dell'identificazione:

L’identificazione deve avvenire prima del conferimento dell’incarico, mentre in presenza basso rischio nei 30 gg. seguenti l’incarico (art. 18). Spetta comunque al cliente o all’esecutore l’obbligo giuridico di comunicare i dati e fornire i documenti di identità del titolare effettivo attraverso la dichiarazione prevista dall’art. 22 del d.lgs. 231/2007 da cui discende una valenza generale del principio di affidabilità. L’utilizzo o la comunicazione di dati falsi comporta una sanzione penale in capo all’autore della violazione.
Riscontro della veridicità dei dati identificativi contenuti nei documenti e delle informazioni acquisiti all’atto dell’identificazione laddove in relazione ad essi sussistano dubbi, incertezze o incongruenze (art. 19 lett. 6) attraverso la consultazione del sistema pubblico per la prevenzione del furto di identità (D.Lgs. 64/2011) oppure il ricorso ad altre fonti attendibili e indipendenti (basi di dati ad accesso pubblico o subordinato al rilascio di credenziali di autenticazione riferibili a una P.A. nonché quelle riferibili a soggetti privati autorizzati al rilascio di identità digitali ovvero di un regime di identificazione elettronica)

Obbligo di astensione

In caso d’impossibilità oggettiva di individuare le generalità del titolare effettivo, il professionista deve astenersi dall’eseguire la prestazione professionale e le operazioni (art. 42 c. 1) e valuta le circostanze al fine di eseguire una segnalazione di operazione sospetta all’UIF, ai sensi dell’art. trentacinque;

Il registro dei titolari effettivi

La normativa in vigore dal 4 luglio del 2017 prevede anche la predisposizione e l’aggiornamento di un Fascicolo del Titolare effettivo e l’istituzione di un’apposita Sezione del Registro delle imprese, al cui interno saranno indicate le informazioni sulla titolarità effettiva di persone giuridiche e trust.

Spetta al Ministro dell’economia e delle finanze, di concerto con il Ministro dello sviluppo economico, emanare entro 12 mesi dalla data di entrata in vigore del D.Lgs. 90/2017 il decreto previsto dall’articolo 21, comma 5, del D.lgs. 231/2007, con il quale devono essere stabiliti:

i dati e le informazioni sulla titolarità effettiva delle imprese dotate di personalità giuridica, delle persone giuridiche private e dei trust da comunicare al Registro delle imprese nonché le modalità e i termini entro cui effettuare la comunicazione;
le modalità attraverso cui le informazioni sulla titolarità effettiva delle imprese dotate di personalità giuridica, delle persone giuridiche private e dei trust sono rese tempestivamente accessibili alle autorità di cui al comma 2, lettera a);
le modalità di consultazione delle informazioni da parte dei soggetti obbligati e i relativi requisiti di accreditamento;
i termini, la competenza e le modalità di svolgimento del procedimento volto a valutare la sussistenza dell’interesse all’accesso in capo ai soggetti di cui al comma 2, lettera d), e a disporne l’eventuale diniego;
con specifico riferimento alle informazioni sulla titolarità effettiva di persone giuridiche private diverse dalle imprese e su quella dei trust produttivi di effetti giuridici rilevanti a fini fiscali, le modalità di dialogo tra il Registro delle imprese e le basi di dati di cui è titolare l’Agenzia delle entrate relativi al codice fiscale ovvero, se assegnata, alla partita IVA del trust e agli atti istitutivi, dispositivi, modificativi o traslativi inerenti alle predette persone giuridiche e i trust, rilevanti in quanto presupposti impositivi per l’applicazione di imposte dirette o indirette;

Si rimane ancora oggi in attesa del provvedimento attuativo, infatti avrebbe dovuto essere adottato entro lo scorso 4 luglio 2018. Il motivo della mancata adozione sembra debba essere ricercato nella volontà del MEF di attendere le ulteriori modifiche al D.Lgs. n. 231/2007 che saranno apportate a seguito del recepimento della V Direttiva UE 2018/843.

Le informazioni relative ai propri titolari effettivi sono acquisite a cura degli amministratori in conformità a quanto risultante dalle scritture contabili e dai bilanci, dal libro dei soci, dalle comunicazioni relative all’assetto proprietario o al controllo dell’ente, nonché dalle comunicazioni ricevute dai soci e da ogni altro dato a loro disposizione. L’inerzia o il rifiuto ingiustificati del socio nel fornire agli amministratori le informazioni da questi ritenute necessarie per l’individuazione del titolare effettivo ovvero l’indicazione di informazioni palesemente fraudolente rendono inesercitabile il relativo diritto di voto e comportano l’impugnabilità, a norma dell’art. 2377 del Codice civile, delle deliberazioni eventualmente assunte con il voto determinante del socio in questione.

Le informazioni sulla titolarità effettiva devono essere ottenute e conservate per almeno cinque anni nel CD “Fascicolo del titolare effettivo”, allo scopo di renderle disponibili – in forma adeguata, accurata e aggiornata – ai “soggetti obbligati” (assicurazioni, intermediari bancari e finanziari, società di revisione, notai, commercialisti, avvocati, ecc.) “in occasione degli adempimenti strumentali all’adeguata verifica della clientela” cui sono tenuti tutti i soggetti in questione.

Lo stesso fascicolo deve contenere almeno le seguenti informazioni e documenti: - Statuto - Atto costitutivo - Visura camerale aggiornata - Documentazione aggiornata relativa all’assetto proprietario e di controllo - Copia del documento di identità dei titolari effettivi (in corso di validità) - Copia del codice fiscale dei titolari effettivi - Verifica dei documenti di identità dei titolari effettivi (in caso di dubbi sull’autenticità) - Dichiarazione dei soci sulla titolarità effettiva (in caso dubbi sulla titolarità effettiva). Lo stesso deve essere costantemente aggiornato.

Anche le autorità fiscali a caccia del titolare effettivo

Con il Dlgs 60/18 è stata data piena attuazione alla direttiva (Ue) 2016/2258 recante modifica alla direttiva 2011/16/Ue per quanto riguarda l'accesso da parte delle autorità fiscali alle informazioni in materia di antiriciclaggio.

Il decreto disciplina l'accesso da parte delle autorità fiscali alle informazioni in materia di antiriciclaggio, al fine di garantire una cooperazione amministrativa efficiente tra gli Stati membri. Il decreto prevede, in particolare, che i servizi di collegamento designati a fornire alle autorità richiedenti degli altri Stati membri gli elementi utili per lo scambio di informazioni e la cooperazione amministrativa. oltre a utilizzare i dati e le notizie contenuti nell'anagrafe tributaria o acquisiti dall'Agenzie delle entrate nel corso dei propri accertamenti (ai sensi del decreto del presidente della repubblica 29 settembre 1973, n. 605), hanno accesso anche ai dati e alle informazioni sulla titolarità effettiva di trust e di persone giuridiche, contenuti nell'apposita sezione del registro delle imprese (di cui all'art. 21 del decreto legislativo n. 231/1997 e successive modificazioni). Registro ora in stand by, in attesa che l’esecutivo dia attuazione alla disciplina prevista dal Dlgs 90/17 (attuazione IV direttiva antiriciclaggio).

Quindi, per l’espletamento delle indagini finanziarie amministrative finalizzate allo scambio di informazioni, l’Agenzia delle Entrate o la Guardia di Finanza possono accedere ai documenti, ai dati e alle informazioni acquisiti nella fase di adeguata verifica e conservati nei relativi fascicoli.

Ulteriori sviluppi

In qualche prossimo articolo saranno approfonditi casi specifici e particolari di titolare effettivo così come definiti e trattati dai vari organi di autoregolamentazione.